ột khi bạn đã xác định và phân quyền ưu tiên cho tất cả các nhiệm vụ mà bạn chịu trách nhiệm, bạn cần giải quyết chúng một cách hệ thống. Lịch làm việc là một phương pháp tốt nhất để bạn sử dụng thời gian một cách có hệ thống.

Đó là một văn bản ấn định thời gian cụ thể để hoàn tất các nhiệm vụ. Lịch làm việc cho phép bạn hình dung nguồn thời gian và kế hoạch phân bố công việc của bạn để thấy khung thời gian mà bạn tận tâm hay không tận tâm, xem những việc ưu tiên có bị những việc ít quan trọng đẩy ra ngoài không, có nhiều công cụ để lên lịch làm việc:

• Danh sách việc phải làm

• Lịch hẹn

• Sổ lập kế hoạch hàng ngày và hàng tuần

• Các phần mềm và phần cứng để lên lịch làm việc ( chẳng hạn như lịch trên máy vi tính cá nhân và máy hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số PDA).

Nhiều ông ty có các công cụ thiết lập lịch làm việc cho phép bạn duy trì lịch trình của mình. Nếu các máy tính trong công ty nối mạng với nhau thì bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp. hãy dùng những công cụ này nếu có, nhưng luôn nhớ rằng việc lên lịch làm việc là vấn đề cá nhân. Nếu những công cụ sẵn có tại công ty bạn không phù hợp với phong cách cá nhân của bạn thì hãy tìm những thứ khác thay thế.

Xây dựng lịch làm việc Để xây dựng lịch làm việc của bạn, hãy lấy những nhiệm vụ có mức ưu tiên cao nhất và đưa chúng vào những ô thời gian phù hợp cho những ngày, tuần hoặc tháng sắp tới.

Hãy nhớ rằng các ngày làm việc của bạn chắc chắn có những thời điểm sinh lực cao hoặc thấp, chẳng hạn như buổi chiều là thời điểm mà nhiều người giảm sinh lực. Nên xếp lịch cho những việc và hoạt động quan trọng đòi hỏi tính sáng tạo và năng lượng vào buổi sáng – thời điểm mà bạn tỉnh táo và dào sinh lực nhất. Những việc linh tinh hàng ngày nên xếp vào những thời điểm sinh lực thấp.

Hãy xếp lịch làm việc chỉ một phần trong ngày của bạn, để trống một số thời gian để giải quyết khủng hoảng và những điều ngoài mong đợi. Hãy kết hợp các nhiệm vụ có thể. Theo tiến độ hàng tuần, hãy chuyển những nhiệm vụ được ưu tiên nhưng chưa hoàn tất sang những ngày vẫn còn trống của tuần này. Khi lịch làm việc của bạn thay đổi, hãy nhớ ghi lại những gì đã thực sự xảy ra.

Nếu bạn bắt đầu nhận thấy một xu hướng tiêu cực (chẳng hạn như luôn đánh giá không đúng mức thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ), hãy làm lại những phần việc này trong lịch trình của bạn bằng những định lượng thời gian thực tế với kinh nghiệm bạn đã biết.

Một khi bạn đã lập lịch làm việc, hãy đặt nó trong tầm nhìn. Lịch treo tường và lịch bàn nên để ở vị trí có thể nhìn thấy được, lịch trên máy vi tính thì lúc nào cũng mở trên màn hình máy tính.

Hãy kiểm tra quy trình làm việc của bạn trong suốt cả ngày để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng.