ừ ngữ lịch sự, phát âm chuẩn, nói ngắn gọn và súc tích... là những điều bạn nên lưu ý khi sử dụng điện thoại để trao đổi công việc.

Sử dụng từ ngữ lịch sự và phát âm chuẩn: Bạn nên thường xuyên sử dụng những từ như: Xin vui lòng, Cảm ơn… Chúng làm cuộc nói chuyện trở nên thân mật và lịch sự hơn, đồng thời giúp bạn chiếm được cảm tình của người bên kia đầu dây. Ngoài ra, tuyệt đối không được la hét hoặc to tiếng.

Thành thật: Sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói gượng gạo sẽ không gây được thiện cảm với người nghe. Do đó cần cho người nghe thấy rằng bạn quan tâm thật sự, đang cố gắng làm tốt công việc và giúp họ giải quyết vấn đề.

Chuyên nghiệp và xử lý khéo léo: Không dùng những từ ngữ chống đối hoặc phán quyết, không được xúc phạm hay cản trở công việc của người khác.

Không ra lệnh: Hãy hỏi một cách lịch sự chứ đừng nói như ra lệnh. Ví dụ, bạn không được nói: “Hãy nối máy cho tôi với ông A, tôi cần nói chuyện với ông ấy ngay bây giờ”, thay vào đó là: “Xin cho hỏi ông A có trong văn phòng không ạ? Tôi có chuyện gấp muốn nói với ông ấy".

Luôn nhận thức rằng bạn là hình ảnh đại diện cho công ty: Nếu là một nhân viên mới, bạn nên đọc kỹ tiểu sử, nhiệm vụ, giá trị, chính sách… của công ty để có thể luôn luôn phản ánh đúng hình ảnh của công ty.

Tập trung: Hãy tập trung vào cuộc nói chuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói và đưa ra những giải thích phù hợp, tránh vừa nói chuyện điện thoại vừa gõ bàn phím hoặc làm việc khác.

Ngắt lời đúng lúc: Có nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể liên tục mà không cho bạn một khoảng trống nào để giải thích. Khi đó hãy yêu cầu họ dừng lại và tập trung vào vấn đề cốt lõi để cả hai bên đều không mất thời gian.

Nói ngắn gọn và súc tích: Khi trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của công ty cũng như khi gọi điện tới công ty khác để yêu cầu giải thích vấn đề gì, hãy nói một cách ngắn gọn, súc tích; tránh nói dài dòng ra ngoài vấn đề hoặc nói mơ hồ, không rõ ràng dễ gây hiểu lầm cho người nghe.