út ngắn khoảng cách với các đồng nghiệp nam và nam nhân viên dưới quyền . Thông thường, những người khác giới gặp rất nhiều khó khăn khi muốn nói chuyện, trao đổi một cách thành công và hiệu quả. Nhưng đừng vội thất vọng, chỉ cần học một chút và nắm được một vài công cụ giao tiếp đơn giản trong tay là bạn đã có thể sẵn sàng leo lên nấc thang cao nhất trong công ty.

Vân tay của mỗi người một khác nhau và bản thân con người ta cũng vậy, do đó thật khó lòng khái quát hóa được về con người. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta cần một vài sự khái quát cần thiết và phù hợp. Sau đây là cái nhìn tổng quan về đặc điểm giao tiếp của nam giới và nữ giới:

· Nam nói chuyện nhằm mục đích truyền đạt thông tin hay thông báo; nữ nói chuyện để thu thập thông tin hoặc để có mối quan hệ tốt.

· Nam nói về sự việc (công việc, thể thao, đồ ăn,…); nữ nói về con người.

· Nam tập trung vào thực tế, lý trí và logic; nữ tập trung vào cảm xúc, ý nghĩa.

· Nam có khuynh hướng cạnh tranh và thành đạt; nữ hướng về sự hòa thuận và các mối quan hệ.

· Nam “biết” bằng cách phân tích, suy luận; nữ biết qua trực giác.

· Nam quyết đoán hơn; nữ có thái độ hợp tác hơn.

· Nam tập trung vào vấn đề, cụ thể, logic; nữ nhìn nhận toàn diện, có tổ chức và từ nhiều khía cạnh khác nhau.

· Nam thích thú với mệnh lệnh, quy tắc và cấu trúc; nữ thích sự linh hoạt.

· Nam muốn suy nghĩ; nữ muốn cảm nhận.

Mặc dù có thể những khái quát trên không đúng với cá nhân bạn nhưng việc nhận thức sự khác nhau trong giao tiếp giữa nam giới và nữ giới có tầm quan trọng lớn. Đương nhiên, những khác biệt ấy diễn ra ở mọi nơi, nhưng chúng thường được nhắc đến nhiều hơn tại công sở. Đây là nơi phụ nữ bị đòi hỏi phải điều chỉnh mình cho phù hợp với môi trường mà nam giới là người thống trị và cũng là nơi mà những đặc điểm giao tiếp kể trên của phụ nữ ít được chấp nhận.

Không ai muốn xích mích tại nơi làm việc, vậy bạn hãy làm theo những lời khuyên sau đây khi giao tiếp với đồng nghiệp nam:

1. Đừng chuyện trò khi bạn đang trong tâm trạng không tốt. Không thể có một cuộc nói chuyện hiệu quả khi tim bạn thì đập mạnh, tay đẫm mồ hôi, cảm giác xúc động và tai run lên. Để bình tĩnh lại trước khi tiếp xúc với đồng nghiệp, hãy hít thở thật sâu, chậm rãi đếm đến 10, nhắm mắt lại và tưởng tượng ra một khung cảnh êm đềm. Bạn nên đợi một tiếng, một buổi chiều hay một ngày để chắc chắn rằng cuộc nói chuyện với đồng nghiệp nam của mình hoàn toàn bình tĩnh, rõ ràng và thích hợp.

2. Đi thẳng vào vấn đề. Quá nhiều chi tiết rườm rà sẽ khiến người đồng nghiệp không muốn làm việc trong nhóm của bạn và họ sẽ không để tâm đến những gì bạn nói trong suốt cuộc nói chuyện.

3. Nói về sự việc chứ không phải cảm nghĩ. Nên nhớ rằng nam giới tập trung vào sự kiện và khi nói chuyện, họ không quan tâm đến cảm nghĩ, đặc biệt là tại công sở. Hãy để dành câu nói “Tôi nghĩ…” để tâm sự với những người bạn gái.

4. Thận trọng với những chuyện tầm phào. Nam giới không mấy thích thú với các câu chuyện “buôn dưa lê”, thậm chí với nhiều người bất kể là nam hay nữ, những chuyện ngồi lê đôi mách có thể nguy hiểm và không thích hợp tại nơi làm việc. Việc cố gắng lôi kéo đồng nghiệp nam vào câu chuyện đồn thổi nóng hổi nhất trong công ty nhằm “thắt chặt quan hệ” có thể sẽ hoàn toàn phản tác dụng.

5. Công cụ hay cách biểu cảm. Đồng nghiệp nam thường giao tiếp để tìm ra giải pháp hoặc giải quyết vấn đề chứ không phải để bày tỏ cảm nghĩ. Hãy ghi nhớ điều này nếu thấy mắt họ trở nên đờ đẫn khi bạn bày tỏ cảm nghĩ của mình về một chuyện gì đó! Thu hút và giữ cho họ chú ý bằng cách tập trung nói về hành động và cách giải quyết vấn đề.

6. Nghe bằng trí óc chứ không phải bằng cảm xúc. Dù đồng nghiệp đang nói chuyện gì thì điều quan trọng là tại công ty cần gạt những phản ứng mang tính cảm xúc sang một bên và trả lời họ một cách có mục tiêu, có lý lẽ chứ không nên dùng cảm xúc hay phản ứng lại. (Đọc lại và áp dụng quy tắc 1 tại đây).

7. Đừng tham dự vào đua tranh quyền lực. Hãy nhớ tới câu “Thăng tiến chứ không phải là chiến thắng” khi đối mặt với đua tranh quyền lực. Mục tiêu của bạn không phải chiến thắng mà là bàn bạc để đi đến một giải pháp có lợi cho công ty/phòng/đội (nhóm). Bạn có thể khiến đồng nghiệp bớt đua tranh bằng cách luôn tập trung vào giải quyết vấn đề.

1. Nói về tương lai. Có nghĩa là tập trung vào những hành động và giải pháp cho tương lai chứ không nhắc lại lỗi lầm trong quá khứ.

2. Hướng dẫn so với gợi ý. Một điều quan trọng là phụ nữ ở cương vị giám đốc hay người giám sát cần phải rõ ràng khi đưa ra chỉ thị. Tránh dùng ngôn ngữ nhập nhằng khiến nhân viên hiểu nhầm rằng đó là một “gợi ý”.

3. Nói ngắn gọn. Đừng dành chỗ cho sự lúng túng và hiểu lầm. Nói thật cụ thể về việc làm như thế nào, làm cái gì, ở đâu và khi nào.

4. Hướng về hành động. Tập trung vào hành động chứ không phải cảm nhận, con người hay những chi tiết thừa thãi.

5. Khuyến khích đặt câu hỏi. Nam giới ít khi đặt câu hỏi, do vậy việc của bạn là khuyến khích nam nhân viên của mình hỏi những điều cần thiết. Một lời gợi ý đơn giản “Anh có thắc mắc gì về vấn đề này không?” sẽ rất có tác dụng.

6. Hợp tác hay cạnh tranh. Do bản tính cạnh tranh, với vai trò là người quản lý, bạn cần nhận ra, biết và khen ngợi khi công việc được hoàn thành tốt. Chúng tôi cho rằng người quản lý thành công là người luôn khuyến khích hợp tác; tuy nhiên, do đặc điểm của nam giới là chú trọng thành tích nên quan tâm đến thành công là điều mấu chốt.

7. Hiểu được sự chống đối. Khi đối mặt với sự chống đối từ nhân viên nam, cần tìm hiểu xem điều đó bắt nguồn từ đâu. Có thể đó là do anh ta cảm thấy bị đe dọa, nhưng cũng có thể anh ta cần tìm hiểu thực tế và kiểm tra thông tin. Tốt hơn hết là đừng buộc anh ta phải đồng ý ngay tức khắc, hãy khuyến khích anh ta tự tìm hiểu. Như vậy bạn có thể được anh ta ủng hộ mà không bị chống đối về sau. (Tuy nhiên nên nhớ rằng dù chống đối là hành động rất bình thường và tự nhiên, nhưng bạn là người quản lý nên bạn cần đưa ra chỉ thị vào cuối ngày!)

Như vậy, liệu điều này có đồng nghĩa với việc nỗ lực thay đổi để được lắng nghe và thấu hiểu tại nơi công sở hoàn toàn thuộc về phụ nữ? Nếu nam giới và phụ nữ làm việc chung trong một văn phòng và cùng đóng góp như nhau thì tại sao người cần học hỏi những công cụ giao tiếp mới lại là phụ nữ? Đó là do hai lý do sau đây. Thứ nhất, nó phụ thuộc nhiều vào lĩnh vực làm việc hay loại công việc của bạn. Bất kỳ ai làm việc ở bộ phận thương mại trong thị trường phố Wall ở New York cũng phải cố gắng hết sức cho phù hợp với công việc ở đây. Bạn sẽ không được thăng tiến nếu khách hàng nói về “cảm giác” của họ và giải thích rằng bạn mua 10000 cổ phiếu cho khách hàng chỉ dựa vào trực giác mà không hề xem xét các dữ liệu.

Tuy nhiên, dường như tại các tổ chức phi lợi nhuận hay khi làm những công việc như thiết kế nhà, nam giới sẽ linh hoạt hơn trong giao tiếp. Lý do thứ hai, bởi khuynh hướng tự nhiên của phụ nữ là cảm thông và hợp tác nên họ dễ dàng chấp nhận các kiểu giao tiếp khác và học cách xây dựng cầu nối. Nếu môi trường làm việc cho phép bạn nói chuyện mà không cần phân biệt nam hay nữ thì những công cụ mới này sẽ giúp cho cả hai giới có kỹ năng nói chuyện và tăng tính linh hoạt trong giao tiếp. Và cuối cùng, dù muốn hay không thì phụ nữ chúng ta cũng vẫn có nhiều điều phải học đơn giản vì một vài đặc điểm giao tiếp của nữ giới không phù hợp và không hiệu quả trong công việc!