iệc nghỉ phép đột ngột, không báo trước của nhân viên dù họ hoàn toàn khỏe mạnh tất nhiên gây ảnh hưởng xấu tới doanh nghiệp. Có điều đáng buồn là hầu hết những người cấp trên trực tiếp của họ đều không nhận được hướng dẫn, huấn luyện về việc xử lý tốt nhất những trường hợp vắng mặt đột xuất không phép này.

Cách làm tốt nhất là tất cả nhân viên đều phải được hướng dẫn quy trình làm đơn xin nghỉ phép. Cấp trên trực tiếp phải được hướng dẫn giải quyết các tình huống nghỉ việc đột xuất, khi nhân viên quay lại làm việc, tất nhiên cả việc ra quyết định kỷ luật nếu cảm thấy cần thiết.

• Đảm bảo tất cả nhân viên biết quy định về việc nghỉ phép.

• Việc đầu tiên cần làm là kiểm tra điện thoại bàn ở nhà của người nghỉ đột xuất.

• Tập hợp các chi tiết cần thiết, chính xác và kịp thời về lý do vắng mặt của nhân viên dưới quyền (ngày bắt đầu nghỉ, lý do vắng mặt, ngày quay lại làm việc, giấy tờ xác nhận nơi đến khi bỏ việc ở công ty, ví dụ đơn thuốc của bác sĩ).

• Hỏi han nhân viên khi họ quay lại làm việc để tìm hiểu rõ nguyên nhân nghỉ việc.

• Đưa ra hình thức kỷ luật nếu cần thiết.

Cần hỏi han nhân viên ngay khi người đó quay lại làm việc để thể hiện rõ sự quan tâm, đồng thời thể hiện sự cứng rắn trong quản lý đối với những trường hợp nghỉ đột xuất.

Cấp trên nên đưa ra lời khuyên giúp nhân viên nghỉ việc đột xuất giải quyết khó khăn của mình nếu người đó gặp trục trặc riêng tư hay chuyện gia đình. Nếu nghi ngờ lý do nghỉ việc của những người mình phụ trách thì đây là cơ hội tốt để cấp trên giải tỏa những nghi ngờ đó.

Cũng cần nhấn mạnh rằng sự vắng mặt đột xuất của người đó đã ảnh hưởng đến quá trình làm việc của công ty, sau đó có thể gợi lại những thành tích mà nhân viên đó đã đạt được để tạo sự đối lập với việc nghỉ đột xuất đáng bị kỷ luật. Đối với số ít thiểu số nhân viên vắng mặt đột xuất với lý do không chính đáng thì khi họ nghỉ việc đột xuất lần thứ hai liên tiếp, cần có những biện pháp trừng phạt nếu thấy cần.

Điều quan trọng nhất là cấp trên phải đối xử nhất quán và công bằng với mọi người.