ó thể bạn là một sinh viên chuyên ngành tốt nghiệp khoa thư ký giám đốc hẳn hoi, có thể bạn là một cử nhân kinh tế, cử nhân ngoại ngữ nhưng chưa có cơ hội thể hiện tài năng. Hoặc giả bạn vừa tốt nghiệp trung học nhưng Anh văn, vi tính rất cừ…

Bạn đều có quyền mơ về hình ảnh một cô thư ký trong bộ đồng phục, tay cầm xấp hồ sơ, tự tin đi bên cạnh Giám đốc, năng động giải quyết mọi công việc được giao… Bạn hoàn toàn có cơ hội thực hiện điều đó, nếu bạn hội đủ những “điều kiện” sau:

Nhiều mục tuyển dụng đã ghi một cách thẳng thắn: “Tuyển thư ký. Yêu cầu: Có ngoại hình…” hoặc nhiều công ty còn khắt khe hơn với yêu cầu: “Ngoại hình khá”. Nhưng bạn đừng lầm tưởng họ đang cần một vóc dáng người mẫu, một gương mặt hoa khôi.

Chỉ cần bạn ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, nói năng hoạt bát, rõ ràng là “đủ điểm” để các nhà tuyển dụng quan tâm đến bạn.

Cấc công ty hiện nay đa phần đều có đối tác người nước ngoài, hoặc chí ít cũng nghiên cứu những tài liệu cần thiết bằng một loại hình ngôn ngữ khác. Vì thế ngoại ngữ chính là ưu điểm mà bạn có thể gây được sự chú ý nơi nhà tuyển dụng.

Nếu không thành thạo thì chí ít bạn cũng biết sử dụng những chương trình căn bản như Words, Excel để làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… Có thể ban đầu bạn chưa quen nhưng nếu đã xác định làm thư ký thì cần phải trau dồi thật tốt khả năng này. Sự lúng túng sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn.

Thư ký là cánh tay trái của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một cô thư ký nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

Kiến thức rất quan trọng đối với một nữ thư ký. Nếu những ngày còn ngồi trên ghế nhà trường bạn… lỡ có những lỗ hổng thì ngay từ bây giờ bạn phải tìm mọi cách để lấp đầy lỗ hổng ấy. Ví dụ, khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 98 diễn ra ở đâu nhỉ?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.

Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.

Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới…

Không phải chỉ khi nào đứng trước hàng chục người, bạn mới cần khả năng này mà bất kỳ khi nào bạn cũng phải làm được điều đó. Lời nói của bạn phải trình bày được những gì bạn nghĩ, không được dài dòng, mập mờ nhưng cũng không quá ngắn gọn, cục mịch. Đối tác khi đã mất cảm tình với bạn chắc chắn sẽ mất cảm tình với công ty.

Cứ vâng vâng, dạ dạ… sau mỗi câu nói của sếp không phải là cách để bạn thể hiện “khả năng làm thư ký” của mình. Hoặc khi sếp hỏi: “Cô thấy việc đó như thế nào?”, “Ý kiến của cô về vấn đề này ra sao?”. Bạn chỉ ỡm ờ: “Dạ em cũng thấy như thế.”, “Giải quyết như thế nào là tuỳ ông/bà thôi”. Thì chẳng bao lâu sau đó “quy luật đào thải” sẽ chiếu cố đến bạn ngay thôi.