gày nay, thư điện tử là một trong những công cụ không thể thiếu khi làm việc, tuy nhiên không phải ai cũng biết “văn hóa ứng xử” khi sử dụng chúng.

Dưới đây là 8 lỗi thư điện tử phổ biến nhất bạn nên biết để tránh:

Nhiều người, đặc biệt là những người quản lý, có thể nhận được hàng trăm bức thư mỗi ngày và họ không có đủ thời gian để mở toàn bộ chúng. Tiêu đề sẽ đóng vai trò như một thông điệp ngắn gọn để chỉ mức độ cần thiết và nội dung đặc trưng của bức thư mà bạn gửi.

Một chữ ký tự động cuối mỗi bức thư bao gồm: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại... giúp người nhận có thể liên lạc với bạn theo nhiều cách.

Rất nhiều người sử dụng lối viết đơn giản, ngắn gọn khi viết thư để tiết kiệm thời gian và dần dần đã thành thói quen. Một bức thư như vậy sẽ khiến người nhận có cái nhìn không thiện cảm về bạn, họ sẽ cho rằng bạn là người cẩu thả trong làm việc. Vì thế hãy viết đầy đủ câu, đúng ngữ pháp và cần đọc qua để kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi đi.

Bạn cần đưa ra được những điểm chính trong nội dung bức thư bạn viết. Chọn những câu ngắn gọn với đầy đủ nội dung cần thiết, không nên thêm vào những câu từ vô nghĩa và lan man.

Nhiều người có thói quen viết bằng chữ in hoa do bị tác động từ máy đánh chữ. Tuy nhiên toàn bộ bức thư điện tử viết bằng chữ in hoa sẽ thể hiện rằng bạn đang bực tức với ai đó và bạn để kiểu chữ này để cho người đó thấy rõ. Vì vậy, hãy sử dụng kiểu chữ thông thường như khi bạn viết tay.

Khi bạn viết thư, các từ ngữ sẽ trở nên “vô hồn” bởi chúng không mang âm giọng của người nói. Do đó, dù muốn tạo ấn tượng với người nhận, bạn cũng phải cẩn thận với câu chữ vì bạn không thể đoán biết được họ sẽ hiểu những từ ngữ pha trò đó của bạn theo hướng nào.

Trước khi gửi một bức thư, bạn cần kiểm tra 2 lần địa chỉ hòm thư người nhận bởi bạn sẽ rất dễ nhầm lẫn khi có nhiều người trùng tên trong phần địa chỉ liên lạc của bạn.

Khi sử dụng tài khoản thư điện tử của công ty, bạn chỉ nên dùng vào mục đích công việc, bởi công ty có quyền kiểm tra mọi giao dịch của bạn ra bên ngoài mà không cần báo cho bạn biết. Để tránh bị lộ những thông tin cá nhân không mong muốn, hãy sử dụng đúng chức năng của từng tài khoản thư điện tử.