à một người quản lý hay một người giám sát, thông thường bạn phải đối mặt với nhiều vấn đề khó khăn trong việc chỉ huy và truyền đạt ý kiến với cấp dưới. Cách cư xử của bạn là điều kiện quyết định bạn có lãnh đạo được nhóm làm việc của mình hay không.

Điều đầu tiên là bạn nên cự tuyệt với sự ra lệnh và độc đoán đối với nhân viên, hoặc nóng giận và chỉ trích những việc làm của họ. Theo cách cư xử đó dễ làm phá hỏng mọi tình huống, sự lựa chọn tốt nhất của bạn là làm thế nào để tạo ra những từ ngữ có thể diễn đạt được ý kiến của bạn, được cấp dưới tiếp nhận và dễ hiểu.

Bằng việc tạo ra những câu hỏi "bỏ ngỏ", để được tiếp thu những ý kiến phản hồi từ cấp dưới. Đó là một điều rất quan trọng cho công việc, vừa phát huy khả năng của các thành viên trong nhóm, vừa có được những ý tưởng hay. Đó là những dạng câu hỏi như thế nào?

1. Có còn ai khác nghĩ như vậy không?Thông thường trong một cuộc thảo luận giữa các nhân viên, mỗi cá thể đều mang đến một ý tưởng, một lời nhận xét hay một lời phê bình của mình, có thể cùng chung một ý tưởng hay cũng có thể đối lập nhau. Để nhận được đa số ý kiến chung cho một vấn đề cần thảo luận thì bạn nên hỏi "Có còn ai khác nghĩ như vậy không?" đó là cách tốt nhất để hỏi mọi người về những cảm nghĩ riêng của họ cho một vấn đề chung. Cũng là cách để khuyến khích mọi nhân viên đều đưa ra ý kiến.

2. “Nói cho tôi biết về…”. Có lẽ đây là một vấn đề, một tình huống, hay một dự án mà bạn muốn có nhiều thông tin từ phía nhân viên. Thông thường, phương cách có hiệu quả để khuyến khích nhân viên nói ra ý kiến của mình, cho một chuyên đề chung bằng câu nói bỏ ngỏ như là "Hãy cho tôi ý kiến về vấn đề này”. Lúc đó, chỉ phụ thuộc vào việc làm thế nào để họ phản ứng lại, bạn có thể quyết định làm những bước tiếp theo.

3. “Tôi thích điều này [về ý tưởng và những hoạt động của anh/chị], nhưng đây là một vấn đề…” Nếu bạn đang đưa ra một lời phê bình, thông thường nó là một ý tưởng tốt để cân bằng với những ý kiến ban đầu. Điều đó sẽ giúp tạo ra mối quan hệ cơ bản về sự tin tưởng, và cũng tạo ra nhiều khả năng cho cấp dưới lắng nghe và chấp nhận sự phê bình.

4. Còn điều gì nữa mà anh/chị muốn nói không? Vị trí của bạn là một người quản lý, thường thì bạn mong muốn nghe những ý kiến từ người khác. Đặc biệt từ những vấn đề khó giải quyết nhất, có lẽ những điều đó không được dễ chịu, hơi khó khăn, khó giải quyết đối với nhân viên, nhưng để khuấy động ý thức suy nghĩ của họ thì bạn nên nói “ Tôi thực sự muốn biết ý kiến của các anh/chị về vấn đề đó”. Phương cách này bạn không chỉ chắc chắn nghe mọi thứ bạn cần để biết, mà bạn cũng muốn gởi đi một thông điệp là bạn luôn sẵn lòng để tiếp thu những ý kiến của họ.

5. “Có lẽ tôi nên đưa ra một lời đề nghị”. Thỉnh thoảng do tính chất công việc nên buộc bạn yêu cầu cấp dưới phải làm theo mệnh lệnh của bạn. Đôi khi bạn không muốn ỷ quyền cậy thế mà đưa ra các yêu cầu đó, nhưng bạn muốn đưa ra vài lời chỉ dẫn cơ bản từ trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của bạn. Nếu bạn thực sự có quyền, có lẽ bạn không muốn hành động một cách quá chuyên quyền, độc đoán. Nếu bạn không có quyền lực, bạn vẫn chỉ muốn mọi người làm theo lời chỉ dẫn của bạn một cách nghiêm túc. Trong trường hợp này bạn nên nói “Có lẽ tôi nên đưa ra một lời đề nghị”, đây là một phương cách có hiệu quả để làm hài lòng cho cả hai bên.

6. “Làm tốt lắm”. Các nhà tâm lý học kể rằng: Những thông tin phản hồi tích cực là một động lực tốt nhất để khuyến khích họ. Cũng nên xét đến trường hợp nhiều người không dám thừa nhận vào khả năng thực sự của họ, nếu cấp trên của họ thừa nhận thì đó chính là con tem có giá trị chứng thực bản thận họ, đó là điều quan trọng để đem đến lòng tin cậy. Ở bất cứ nơi đâu thì lòng tin cậy cũng được hoan nghênh. “Làm tốt lắm!” một lời khen thật đơn giản và có hiệu quả để khuyến khích nhân viên làm việc hết mình, và có một cái nhìn đầy tin tưởng vào bản thân và cấp trên của họ.