hiều người hình thành quan điểm của họ về bạn trước cả khi họ gặp bạn - khi họ gọi điện cho bạn lần đầu tiên, khi đến văn phòng của bạn, và khi gặp người phụ tá. Người phụ tá sẽ giống như một sự quảng cáo cho việc bạn là ai. Nếu người đó cư xử một cách lịch thiệp, những người khác sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp đó.

Do đó, thuê được một người phụ tá phù hợp nên là ưu tiên hàng đầu khi bạn giữ vai trò lãnh đạo và quá trình này cần sự quan tâm của bạn. Sẽ là một sai lầm lớn khi để việc lựa chọn một người chủ chốt như vậy cho người quản lý văn phòng hoặc người nào đó ở bộ phận nhân lực. Những người khác có thể giúp tìm các ứng viên, nhưng đưa ra đòi hỏi trực tiếp và tiến hành phỏng vấn cuối cùng phải là công việc của bạn.

Tại sao lại đáng bỏ thời gian ra để làm việc này? Không phải tất cả các phụ tá tốt đều như nhau sao? Không phải. Những người khác nhau cần những người phụ tá khác nhau.

Hãy nghĩ về điều mà bạn thích - và chúng ta không nói về vẻ bề ngoài, tuổi tác hay những số liệu thống kê khác. Vận dụng trí tuệ tập thể để lên danh sách những đòi hỏi, và viết chúng ra. Danh sách bao gồm một số đặc điểm đòi hỏi và nhiều như bạn muốn có và những đặc điểm mà bạn biết sẽ không hiệu quả. Bạn có muốn một người đáp lại bất cứ yêu cầu nào của cấp trên, hay bạn muốn một người nói chuyện với bạn hàng ngày và nghĩ về những đòi hỏi của bạn?

- Biết khi nào cần liên hệ với bạn khi bạn đang ở trên đường

- Sàng lọc các cuộc gọi của bạn

- Biết cách để bố trí lịch trình phù hợp

- Nghĩ trước để lường hết những điều bạn cần

- Kiểm tra những vấn đề bất ngờ mà có thể xuất phát từ những quyết định hàng ngày.

- Liên hệ tốt trong tổ chức hoặc có thể tạo ra sự liên hệ nhanh chóng.

Khi bạn thiết lập đòi hỏi của bạn, hãy gửi nó cho bộ phận quản lý nhân lực. Sau đó, lựa chọn những ứng viên đủ yêu cầu nhất cho cuộc phỏng vấn.

Bây giờ hãy nghĩ đến việc phỏng vấn. Bạn sẽ thừa nhận khả năng của các ứng viên và chắc chắn rằng những điều đó phù hợp với những đòi hỏi của bạn cho công việc như thế nào? Quá trình phỏng vấn có thể tuân theo các chuẩn mực trong tổ chức, nhưng trách nhiệm của bạn là tìm được người mà bạn cho rằng bạn cần.

- Đề nghị các ứng viên nói về những điều họ đã làm trong công việc của họ trước đây, khi còn đi học hoặc trong 2-4 vị trí trước đó. Họ thích và không thích việc nào nhất và giỏi ở lĩnh vực nào?

Điều họ thích có thể là một điểm mạnh của họ. Điều này sẽ giúp bạn xác định liệu những kinh nghiệm của họ có hữu ích khi làm việc với bạn.

- Khi các ứng viên nói về các vị trí mà họ phải nắm giữ, hãy đề nghị những điều họ nghĩ về điểm mạnh và điểm yếu của ông chủ trước đây. Bạn không đề nghị họ thiếu trung thành nhưng phải nhìn vào mỗi ông chủ một cách khách quan, vì ai cũng có điểm mạnh, điểm yếu.

Bạn đang tìm những điều mà có thể vận dụng được với bạn. Nếu bạn muốn một người có thể nghĩ cho chính mình, sẽ là một hồi chuông cảnh báo nếu người đó nói rằng, điểm mạnh của vị sếp trước đó của anh ta là nói chính xác anh ta phải làm điều gì. Nếu ai đó nói bạn rằng sếp của cô ta thưởng cho cô ta rất nhiều, bạn có muốn làm tương tự như vậy?

- Hãy đặt ra các tình huống có tính giả thuyết dựa trên những đòi hỏi bạn đã liệt kê ra. Có gì đặc biệt với công việc bạn cần làm một cách thường xuyên? Nếu có, hãy đưa ra một tình huống kiểm tra. Nếu bạn muốn tìm hiểu xem liệu người đó có thể giải quyết được những đòi hỏi khó hiểu, hãy đưa ra một tình huống giả tưởng: "Bạn sẽ làm gì nếu tôi rời khỏi thành phố và một người nào đó nài nỉ có một cuộc hẹn khi tôi quay trở lại?".

- Xác nhận các mong đợi. Nói với các ứng viên về mong đợi của bạn, và đề nghị họ đưa cho bạn những mong muốn của họ. Những mong đợi này là chất keo tốt để gắn những điều họ muốn trong công việc và liệu họ có phù hợp với đòi hỏi của bạn.

Tìm được người thích hợp để đại diện cho bạn trở thành bạn đồng hành trong công việc có thể tạo ra hoặc phá vỡ thành công của bạn trong vai trò lãnh đạo. Dành thời gian để xác định, kiểm tra và thuê người đáng giá với từng giờ và từng ngày mà bạn cống hiến cho nhiệm vụ. Bạn sẽ có được lợi ích.

(Còn nữa)