Đăng Nhập
Đăng nhập iSach
Đăng nhập = Facebook
Đăng nhập = Google
Quên Mật Khẩu
Đăng ký
Trang chủ
Đăng nhập
Đăng nhập iSach
Đăng nhập = Facebook
Đăng nhập = Google
Đăng ký
Tùy chỉnh (beta)
Nhật kỳ....
Ai đang online
Ai đang download gì?
Top đọc nhiều
Top download nhiều
Top mới cập nhật
Top truyện chưa có ảnh bìa
Truyện chưa đầy đủ
Danh sách phú ông
Danh sách phú ông trẻ
Trợ giúp
Download ebook mẫu
Đăng ký / Đăng nhập
Các vấn đề về gạo
Hướng dẫn download ebook
Hướng dẫn tải ebook về iPhone
Hướng dẫn tải ebook về Kindle
Hướng dẫn upload ảnh bìa
Quy định ảnh bìa chuẩn
Hướng dẫn sửa nội dung sai
Quy định quyền đọc & download
Cách sử dụng QR Code
Truyện
Truyện Ngẫu Nhiên
Giới Thiệu Truyện Tiêu Biểu
Truyện Đọc Nhiều
Danh Mục Truyện
Kiếm Hiệp
Tiên Hiệp
Tuổi Học Trò
Cổ Tích
Truyện Ngắn
Truyện Cười
Kinh Dị
Tiểu Thuyết
Ngôn Tình
Trinh Thám
Trung Hoa
Nghệ Thuật Sống
Phong Tục Việt Nam
Việc Làm
Kỹ Năng Sống
Khoa Học
Tùy Bút
English Stories
Danh Mục Tác Giả
Kim Dung
Nguyễn Nhật Ánh
Hoàng Thu Dung
Nguyễn Ngọc Tư
Quỳnh Dao
Hồ Biểu Chánh
Cổ Long
Ngọa Long Sinh
Ngã Cật Tây Hồng Thị
Aziz Nesin
Trần Thanh Vân
Sidney Sheldon
Arthur Conan Doyle
Truyện Tranh
Sách Nói
Danh Mục Sách Nói
Đọc truyện đêm khuya
Tiểu Thuyết
Lịch Sử
Tuổi Học Trò
Đắc Nhân Tâm
Giáo Dục
Hồi Ký
Kiếm Hiệp
Lịch Sử
Tùy Bút
Tập Truyện Ngắn
Giáo Dục
Trung Nghị
Thu Hiền
Bá Trung
Mạnh Linh
Bạch Lý
Hướng Dương
Dương Liễu
Ngô Hồng
Ngọc Hân
Phương Minh
Shep O’Neal
Thơ
Thơ Ngẫu Nhiên
Danh Mục Thơ
Danh Mục Tác Giả
Nguyễn Bính
Hồ Xuân Hương
TTKH
Trần Đăng Khoa
Phùng Quán
Xuân Diệu
Lưu Trọng Lư
Tố Hữu
Xuân Quỳnh
Nguyễn Khoa Điềm
Vũ Hoàng Chương
Hàn Mặc Tử
Huy Cận
Bùi Giáng
Hồ Dzếnh
Trần Quốc Hoàn
Bùi Chí Vinh
Lưu Quang Vũ
Bảo Cường
Nguyên Sa
Tế Hanh
Hữu Thỉnh
Thế Lữ
Hoàng Cầm
Đỗ Trung Quân
Chế Lan Viên
Lời Nhạc
Trịnh Công Sơn
Quốc Bảo
Phạm Duy
Anh Bằng
Võ Tá Hân
Hoàng Trọng
Trầm Tử Thiêng
Lương Bằng Quang
Song Ngọc
Hoàng Thi Thơ
Trần Thiện Thanh
Thái Thịnh
Phương Uyên
Danh Mục Ca Sĩ
Khánh Ly
Cẩm Ly
Hương Lan
Như Quỳnh
Đan Trường
Lam Trường
Đàm Vĩnh Hưng
Minh Tuyết
Tuấn Ngọc
Trường Vũ
Quang Dũng
Mỹ Tâm
Bảo Yến
Nirvana
Michael Learns to Rock
Michael Jackson
M2M
Madonna
Shakira
Spice Girls
The Beatles
Elvis Presley
Elton John
Led Zeppelin
Pink Floyd
Queen
Sưu Tầm
Toán Học
Tiếng Anh
Tin Học
Âm Nhạc
Lịch Sử
Non-Fiction
Download ebook?
Chat
Sắp Xếp Hồ Sơ, Tài Liệu Một Cách Khoa Học
Tác giả:
Khuyết Danh
Thể loại:
Kỹ Năng Sống
Số chương:
1
Phí download:
1 gạo
Nhóm đọc/download:
0 / 1
Số lần đọc/download: 779 / 9
Cập nhật: 0001-01-01 07:06:40 +0706
Download:
ePub
A4
A5
A6
Xem thông tin ebook
C
ông việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau:
Chọn tủ hồ sơ:
Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:
+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:
Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:
Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú:
Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.
Phân loại hồ sơ:
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
+ Phân loại theo chủ đề:
Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
+ Phân loại theo cụm:
Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
+ Phân loại theo nhóm:
Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.
Sắp xếp hồ sơ:
Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
+ Sắp xếp theo thời gian:
Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
+ Sắp xếp theo mẫu tự:
Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.
+ Sắp xếp theo tính chất:
Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong…
Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác:
Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính
+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.
Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.
Lưu trữ hồ sơ:
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.
(Theo Cẩm nang Thư ký).
Sắp Xếp Hồ Sơ, Tài Liệu Một Cách Khoa Học
Khuyết Danh
Sắp Xếp Hồ Sơ, Tài Liệu Một Cách Khoa Học - Khuyết Danh
https://isach.info/story.php?story=sap_xep_ho_so_tai_lieu_mot_cach_khoa_hoc_059__khuyet_danh