ột ngày làm việc của một doanh nhân chắc chắn sẽ diễn ra nhiều cuộc gặp gỡ và chào hỏi. Một số nhà kinh doanh với thái độ chủ động, niềm nở, thân thiện đã tạo ra những ấn tượng rất tốt đẹp trong lòng khách hàng và đối tác ngay trong lần gặp gỡ đầu tiền.

Và sự khởi đầu tốt đẹp này chính là tiền đề cho những lần gặp gỡ và đàm phán kinh doanh tiếp theo trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Người ta gọi đó là kỹ năng giao tiếp, một phẩm chất rất cần thiết cho các doanh nhân.

Nhưng trên thực tế, không phải ai cũng có phẩm chất này. Dưới đây là một số cách để bạn thành công ngay từ những tình huống giao tiếp đầu tiên.

Điều này sẽ khiến bạn giành được sự thiện cảm của người đối diện và tạo ra cảm giác hai người đang ở một vị trí ngang bằng nhau, mắt đối mắt. Nếu như bạn không đứng lên, mà vẫn tiếp tục ngồi để chào hỏi, có nghĩa bạn muốn gửi đến người đó một thông điệp rằng anh ta không đủ quan trọng khiến bạn phải rời bỏ công việc đang dở dang để tiếp chuyện với anh ta. Còn nếu trong trường hợp, vì một lý do khách quan nào đó mà bạn không thể đứng lên được (ví dụ như bị kẹt giữa một đống hồ sơ, tài liệu), hãy đưa ra một lời xin lỗi và giải thích. Bạn có thể nói như thế này: “Tôi rất xin lỗi vì đã không đứng lên được. Tôi không thể tìm được cách thoát ra khỏi đống tài liệu này được”.

Sự biểu lộ trên gương mặt còn có ý nghĩa hơn lời nói rất nhiều. Hãy nhìn khách hàng và đối tác như thể là bạn rất vui mừng được gặp gỡ họ mà không chú ý tới những gì đang diễn ra trong đầu óc và suy nghĩ của bạn. Người Trung Quốc có câu: “Nếu bạn không biết cười, thì đừng bao giờ kinh doanh”. Hãy luôn đặt nụ cười trên môi khi gặp gỡ và trò chuyện với khách hàng và đối tác.

Hãy nhìn trực diện vào mắt người đối diện, như muốn nói với họ rằng bạn tập trung sự chú ý và quan tâm đến những gì họ nói. Nếu bạn nhìn sang hướng khác hay nhìn chằm chằm vào một nơi nào khác, bạn sẽ khiến họ nghĩ bạn đang mong chờ sự có mặt của một ai đó và như muốn chấm dứt nhanh chóng cuộc gặp gỡ này.

Ngay khi bạn tiếp cận một đối tượng mà trước đây bạn chưa từng quen biết biết, hoặc có ai đó tiếp cận bạn, hãy nói với họ bạn là ai. Đừng đứng im và yên lặng như thể ai đó có nhiệm vụ phải giới thiệu họ với bạn trước.

Nếu mà chỉ nói: “Xin chào, tôi là Mary Jones.”, thì chưa đủ. Hãy đưa thêm thông tin về bạn và nói đầy đủ: “Xin chào, tôi là Mary Jones. Tôi đang làm việc cho Tập đoàn XYZ”.

Trong cuộc sống hiện đại, việc bắt tay đã trở thành một thông lệ không thể thiếu. Tuy nhiên, không chỉ là một hành động đơn thuần, bắt tay đã gần như trở thành một tín hiệu cho đối tác biết về con người, cá tính và mức độ tự tin của bạn trước đối tác. Vậy bí quyết để có được một cái bắt tay hoàn hảo là gì? Đó là:

- Chủ động bắt tay trước. Nói như bác sĩ tâm lý, nhà tâm thần học nổi tiếng Nancy B.Iwin thì “thông thường những người đưa tay chủ động là những người mạnh mẽ. Ở Mỹ, bắt tay trước còn cho thấy bạn là người cởi mở, tự tin và thú vị”.

- Đặt lòng bàn tay của bạn vào lòng bàn tay của đối tác.

- Nắm chặt tay đối phương. Những cái bắt tay uể oải chẳng khác gì chuyển tới đối tác một thái độ giao tiếp miễn cưỡng và tất nhiên đối tác của bạn cảm thấy chán ngay từ lần gặp đầu tiên.

- Không phân biệt phái mạnh hay phái yếu. Trong môi trường làm việc hiện đại, cả phụ nữ và nam giới đều phải bắt tay. Do đó, tư tưởng người đàn ông phải chờ phụ nữ đưa tay ra bắt trước đã trở nên lỗi thời. Không nhất thiết phân biệt trước sau, nam nữ.

Trong kinh doanh, bạn thường giới thiệu từ người có vị trí quan trọng cao hơn trước, người ít quan trọng hơn sau. Cách thực hiện điều này là bạn nói tên của người có vị trí quan trọng nhất đầu tiên, trong một câu nói như sau: “Tôi rất hân hạnh được giới thiệu với ông/bà, đây là…”, sau đó lần lượt giới thiệu tên của những người tiếp theo. Đi kèm với việc giới thiệu tên, là những thông tin về chức vụ và công việc của từng người. Điều này sẽ khiến đối tác biết được lý do tại sao lại giới thiệu người đó với họ, và đó cũng thường là cách mở đầu thông thường của một cuộc gặp gỡ.

Khách hàng và đối tác kinh doanh, chắc hẳn sẽ quan trọng hơn ông chủ của bạn trong những cuộc gặp gỡ và đám phán kinh doanh. Chắc chắn ông chủ của bạn cũng đồng ý với bạn về điều đó.

Nếu bạn không ghi nhớ tên đối tác, có nghĩa là bạn không tập trung sự chú ý đến họ, cũng như không muốn tiếp tục gặp gỡ và làm ăn với họ trong những lần tiếp sau. Nếu như bạn tập trung và nhắc lại tên của họ ngay lập tức sau khi bạn nghe được, bạn đã thể hiện cho họ thấy sự quan tâm và thiện chí của bạn trong việc thiết lập mối quan hệ, cũng như khiến cho bạn ghi nhớ lâu hơn tên của họ trong những lần gặp gỡ sau đó.

Trong giao tiếp, người ta thường nói: “nói là gieo, nghe là gặt”, nhưng thực tế phần lớn mọi người có xu hướng thích “gieo” hơn “gặt”. Người có kỹ năng nghe tốt là người biết khuyến khích người khác nói và biết cách đặt ra nhiều câu hỏi để đào sâu thêm câu chuyện, nhưng cũng cần chú ý bối cảnh để có cách tiếp chuyện thích hợp.

Chẳng ai muốn được gọi tên một cách bất lịch sự và quá thân mật ngay trong lần gặp gỡ đầu tiên. Để tránh được sai lầm này, bạn nên nắm một quy tắc quan trọng trong giao tiếp là tên của đối tác phải được nhắc đầy đủ họ tên, và bạn chỉ gọi một cách thân mật khi được họ cho phép.

Mục tiêu của bạn trong những phút gặp gỡ đầu tiên với khách hàng và đối tác là tạo cho họ cảm giác thoải mái, thân thiện và ngay lập tức muốn làm ăn kinh doanh với bạn. Một khi bạn đã nắm vững các quy tắc giao tiếp quan trọng trên đây và tự tin sử dụng chúng, bạn sẽ nhanh chóng xây dựng được một mối quan hệ lâu dài và bền vững với khách hàng.