Đây là công việc mang tính xã giao thể hiện văn hóa của nhà tuyển dụng khi gửi thư thông báo cho từng ứng viên (ƯV) bị loại. Hãy cảm ơn họ vì sự quan tâm đến công việc cần tuyển và giải thích ngắn gọn tại sao họ lại không thành công. Vào giai đoạn cuối của quy trình tuyển dụng, số lượng ƯV tiềm năng không còn nhiều, vì vậy hãy cố gửi thư riêng cho từng người không đủ tiêu chuẩn.

Sau khi nhận được đồng ý của ƯV, hãy lưu trữ chi tiết thông tin ƯV cho những công việc tương ứng. Nếu bạn đã có một cơ sở dữ liệu của những ƯV đó, hãy cập nhật với những ghi nhận từ cuộc phỏng vấn. Nếu thấy thích hợp, hãy cho các đồng nghiệp biết về một ƯV tiềm năng nào đó mà bạn vừa loại ra. Đây có thể là cách tiết kiệm kinh phí cho Cty trong việc tuyển người, vì nó giảm thiểu những chi phí quảng cáo cho các vị trí trong tương lai.

Nếu như bạn nhận được điện thoại từ những ƯV bị loại vì họ muốn biết tại sao bạn lại từ chối nhận họ, hãy đưa ra một lý do. Đừng lảng tránh hay khất lần bằng cách hứa hẹn sẽ gọi lại. Hãy đối xử với họ chân thành, vì biết đâu một lúc nào đó, những thông tin và lời khuyên mà bạn đưa ra về lần không thành này của họ sẽ hữu ích cho những cuộc phỏng vấn tiếp theo trong đời họ.

Nếu ấn tượng của bạn về một ƯV có vẻ nhếch nhác, hãy cho anh ta biết thông tin ấy, nhưng khéo léo dùng những ngôn từ lịch sự, ví dụ: "Sẽ có lợi hơn nếu bạn quan tâm hơn chút nữa tới vẻ ngoài" thì ít xúc phạm hơn là: "Trông bạn lôi thôi quá".

- Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, ƯV bị loại hôm nay có thể là vốn quý ngày mai.

- ƯV bị loại có thể phù hợp với vị trí nào đó trong Cty.

- Bạn nên thông báo cho họ biết ý định chuyển hồ sơ của họ sang cho một nguời hoặc một phòng ban khác.

- Lý lịch một ƯV cần phải bảo mật ngay cả sau khi họ bị loại.

- Ai cũng có thể bị từ chối một lúc nào đó trong đời, vì vậy bạn nên tỏ ra nhiệt tình và hết sức ân cần khi cho ƯV biết tin bị loại.