ã bao nhiêu lần bạn ngạc nhiên khi biết về một sự điều gì đó và hỏi nhân viên rằng: "Tại sao anh không nói với tôi điều đó?" chỉ để nghe câu trả lời: "Ông đã không hỏi tôi". Có thể lúc đó bạn sẽ tức điên lên và muốn tống khứ ngay nhân viên đó đi, nhưng nghĩ lại thì đó là việc làm vô lý. Vì thế, tốt nhất là tìm ra cách để tránh những lỗ hổng trong việc truyền thông đó. Biết đặt những câu hỏi đúng có thể có ảnh hưởng quan trọng tới thành công của chúng ta. Không có thông tin tốt hoặc không nhận được câu trả lời chúng ta cần khi làm việc có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong thế giới ngày nay.

Curt và Justin là hai người bạn thân thiết lâu năm, hiện nay, cả hai đều đã nghỉ hưu. Curt quyết định dán giấy tường cho phòng khách nhà mình. Khi hoàn thành công việc, ông tự hào gọi người bạn thân đến xem tác phẩm của mình. Justin đã bị ấn tượng. Ông ta đã rất thích nó, và hỏi người bạn của mình liệu ông bạn có phiền nếu ông ta cũng dán giấy tương tự như vậy cho phòng khách nhà mình. Nhà của họ giống nhau về kích cỡ và cấu trúc. Curt nghĩ rằng đó là một ý kíến hay. Justin đã hỏi Curt là ông ta đã mua bao nhiêu cuộn giấy cho "công trình" này. Câu trả lời là 7 cuộn.

Justin bắt đầu làm việc và khi ông ta hoàn thành, ông lại gọi người bạn già đến xem. "Ồ, trông đẹp đấy", Curt nói. Sau đó, Justin nói với bạn, "nhưng ông biết đấy, Curt ạ, thật là buồn cười, phòng khách của chúng ta cùng kích cỡ, nhưng tôi chỉ cần dùng hết 2 cuộn giấy thôi. Sao lại thế nhỉ?". Curt trả lời: "Tôi cũng dùng hết 2 cuộn mà".

Thực ra, Justin đã đặt ra cho bạn mình một câu hỏi sai. Câu ông ta cần hỏi không phải là bạn mình đã mua bao nhiêu cuộn giấy, mà nên hỏi xem ông bạn đã dùng hết bao nhiêu cuộn giấy.

Bí quyết của những nhà đàm phán là họ có kỹ năng đặt câu hỏi. Tại sao vậy? Một trong những lí do là những câu hỏi đó làm cho quá trình truyền thông tiếp diễn và khuyến khích đối phương nói, để chia sẻ thông tin với bạn. Điều bạn luôn tìm kiếm là thông tin, đặc biệt là thông tin mà bạn chưa biết. Thậm chí khi bạn nghĩ bạn đã biết câu trả lời, hãy hình thành thói quen đặt câu hỏi, để xác định lại kiến thức của bạn. Và nếu bạn luôn nhớ việc đặt câu hỏi đúng, bạn sẽ có câu trả lời bạn cần khi đối phương buộc phải nói nhiều hơn trong khi bạn đang nói ít hơn.

Tất nhiên, ở đây chúng ta không nói về những cuộc chất vấn khó khăn. Có sự khác biệt giữa việc đặt những câu hỏi xác đáng và việc đòi hỏi, như thể bạn là cảnh sát trưởng. Những hành động như vậy có thể chuyển thành sự kinh sợ. Và bạn không muốn đặt mọi người vào thế phòng thủ. Hỏi một câu như kiểu: "Làm sao anh có thể mắc lỗi đó được nhỉ?" sẽ chẳng giải quyết được gì cả. Người đó sẽ chỉ cảm thấy bị buộc phải bảo vệ hành động của mình mà thôi. Hãy đặt câu hỏi giống như: "Chúng ta cần làm gì để tránh không để điều này xảy ra một lần nữa?" thì sẽ chắc chắn có được câu trả lời bạn cần. Mục tiêu của bạn là chắc chắn rằng mọi người thoải mái về việc cởi mở và truyền đạt với bạn.

Tự luyện tập và đặt những câu hỏi mở - những câu mà mọi người không thể chỉ trả lời là "có" hoặc "không" mà câu trả lời phải dài hơn, mở rộng hơn. Các câu hỏi bắt đầu với "tại sao", "cái gì", "ai"... sẽ có xu hướng kích thích việc truyền thông. Và bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để có được tất cả các thông tin bạn cần.

Sẽ là khôn ngoan khi sắp kết thúc một họp hay cuộc thảo luận nào đó, bạn hỏi rằng: "Còn điều gì mà tôi chưa được biết không?". Hoặc có thể là: "Còn điều gì chúng ta cần tiếp tục thảo luận không?". Cụm từ "còn điều gì khác" ở đây rất quan trọng. Khi hỏi, chúng ta im lặng chờ câu trả lời. Điều đó thể hiện cả bổn phận và cơ hội. Vì thế để việc này thành thói quen. Bạn sẽ ít ngạc nhiên hơn và khó có ai có thể che dấu hoặc trả lời rằng, "Ồ, tại ông không hỏi tôi đấy chứ" hoặc "Tôi không biết là ông lại muốn biết điều đó".

Đôi khi chúng ta không nhận được câu trả lời chúng ta cần là bởi vì chúng ta không lắng nghe. Học cách sở hữu nghệ thuật lắng nghe. Đôi khi bạn có thể đặt cho người khác những câu hỏi đúng, nhưng lại không lắng nghe khi họ cố gắng để trả lời. Hoặc có thể bạn quá nhanh và quá chắc chắn vào quá trình suy nghĩ riêng của mình, mà bạn cắt ngang không để cho người đó nói nốt, hoặc bạn trả lời hộ họ. Hãy kiềm chế những điều này.

Tai là bộ thu nhận những âm thanh bạn nghe được, nhưng ánh mắt cũng rất quan trọng. Nếu bạn không tạo ra sự liên hệ bằng mắt hoặc mắt cứ nhìn lơ đãng đâu đó, đối phương sẽ cảm thấy bạn không lắng nghe. Họ sẽ biết họ không được lắng nghe. Hãy nhìn thẳng vào người mà bạn nói. Nếu đó là cuộc nói chuyện dài, bạn có thể nhìn đâu đó hoặc nhìn xuống một chút, nhưng chỉ một giây rồi bạn lại nhìn thẳng trở lại. Khi bạn không duy trì sự liên hệ bằng mắt, người đó sẽ cảm thấy những điều họ nói không có giá trị gì và họ sẽ ngắt quãng các câu trả lời cho câu hỏi và không mang lại thông tin cho bạn.

Có được thông tin ngày nay vô cùng quan trọng. Và việc của bạn là đặt câu hỏi đúng.