Nhà quản trị cần ấn định lịch phỏng vấn và thông báo cho nhân viên của mình biết trước để kịp chuẩn bị. Lịch phỏng vấn phải được lên kế hoạch ngay sau khi kết thúc giai đoạn đánh giá thành tích công tác. Nhân viên thường biết khi nào sẽ có một cuộc phỏng vấn, nhưng nếu chúng ta trì hoãn thì nỗi lo âu của họ sẽ gia tăng. Các nhà quản trị thường thích phỏng vấn những nhân viên nào hoàn thành tốt công tác, và có khuyng hướng miễn cưỡng đối với những người làm việc kém. Điều này không nên.

Thời gian dành cho phỏng vấn thay đổi tùy theo chính sách của công ty và tùy theo vị trí của người được phỏng vấn. Nếu có cả cuộc phỏng vấn lên lương thì chúng ta nên tách thành hai cuộc phỏng vấn: Phỏng vấn đánh giá thành tích công tác và phỏng vấn tăng lương. Lý do là nếu chúng ta tiến hành hai phạm vi cùng một lúc thì nhân viên hay cấp dưới thường thích tập trung vấn đề vào chuyện tăng lương hơn.

Trước khi phỏng vấn, nhà quản trị cần thu thập đầy đủ thông tin về sự hoàn thành công tác của cấp dưới.

Ngoài loại phỏng vấn tăng lương như đã trình bày, các cấp có thể lựa chọn trong bốn loại phỏng vấn sau đây: Phỏng vấn nói và thuyết phục ( tell – and – sell) (chữ sell ở đây có nghĩa là thuyết phục chứ không có nghĩa là bán hàng hay chào hàng); phỏng vấn nói và nghe (tell – and – listen); phỏng vấn giải quyết vấn để (problem solving) và phỏng vấn tổng hợp (mixed interview).

Phỏng vấn nói và thuyết phục còn được gọi là phỏng vấn hướng dẫn (directive interview). Cấp quản trị cho cấp dưới biết họ hoàn thành công việc tốt xấu thế nào và thuyết phục họ đề ra mục tiêu cải tiến công tác nếu cần. Loại phỏng vấn này có hiệu quả trong việc cải tiến công tác, đặc biệt là đối với những nhân viên có ý thức và có ước vọng hội nhập.

Đây là loại phỏng vấn không theo một công thức “cứng ngắc” nào, nhưng lại đòi hỏi người đánh giá phải có kỹ năng đặt câu hỏi và biết lắng nghe cũng như đòi hỏi cấp quản trị chuẩn bị các câu hỏi thật kỹ. Cuộc phỏng vấn này tạo cơ hội cho cấp dưới có cơ hội đối thoại với cấp trên.

Mục đích của cuộc phỏng vấn này nhằm truyền đạt các nhận xét của cấp trên về các điểm mạnh và điểm yếu của cấp dưới, và để cho họ trả lời. Cấp trên tóm tắt và lập lại một số ý kiến của cấp dưới, nhưng lại không đề ra mục tiêu hoàn thành công tác. Kết quả là cấp dưới có thể cảm thấy vui vẻ hơn nhưng việc hòan thành công tác của họ có thể sẽ không thay đổi gì.

Các phương pháp trên có một có một số nhược điểm, do đó một số công ty coi cuộc phỏng vấn đánh giá như là một diễn đàn để hai bên cùng nhau giải quyết vấn đề. Ở đây cuộc đối thoại tích cực và cởi mở. Các giải pháp cũng như các dị biệt đều được đưa lên bàn mổ xẻ và thảo luận. Các mục tiêu cải tiến công việc đều được hai bên thảo luận. Loại phỏng vấn này tương đối khó điều khiển, và vì thế cần phải đào tạo cho cấp dưới biết cách giải quyết vấn đề.

4. Phỏng vấn tổng hợp Phỏng vấn tổng hợp là sự kết hợp hai phương pháp phỏng vấn nói và thuyết phục và phỏng vấn giải quyết vấn đề. Cuộc phỏng vấn bắt đầu bằng việc cấp dưới nghe lời nhận xét đánh giá của cấp trên, sau đó cả hai bên thảo luận về việc cần phải cải tiến cái gì và làm cách nào cải tiến hòan thành công việc (giải quyết vấn đề), và sau cùng là cả hai bên thỏa thuận về các mục tiêu cải tiến.