àm phán chính là căn cứ theo tình hình thực tế, vận dụng trí tuệ và ngôn ngữ để đạt được kết quả mong muốn. Vì thế, trong đàm phán không thể tránh việc phải nói chuyện, thể hiện nội dung, quan điểm nào đó. Trong trường hợp này, kĩ năng nói chuyện là một nhân tố quan trọng – một lỗi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa những người đàm phán, lỗi lớn có thể làm hỏng sự thành công và không khí cuộc đàm phán. Ngôn ngữ phải linh hoạt, mang tính sáng tạo, phải cố gắng chú ý sử dụng kĩ năng ngôn ngữ đàm phán.

Vận dụng ngôn ngữ chính xác

Lợi ích chính là động lực đàm phán. Hai bên thông qua đàm phán để thuyết phục đối phương chấp nhận quan điểm của mình và cuối

cùng đạt được sự thống nhất có lợi cho cả hai bên, do đó đây là hoạt động quan trọng có liên quan tới lợi ích cá nhân và tập thể, nó yêu cầu ngôn ngữ phải biểu đạt chính xác. Hai bên tham gia đàm phán phải thể hiện chính xác lập trường, quan điểm và yêu cầu của mình với đối phương, giúp đối phương hiểu rõ thái độ của mình.

Nếu người đàm phán đưa thông tin không chính xác, đối phương sẽ không thể hiểu đúng thái độ của bạn, như vậy sẽ làm ảnh hưởng tới sự giao tiếp song phương, khiến cuộc đàm phán đi theo hướng phát triển không có lợi, và người đàm phán không thể hài lòng với nhu cầu của mình. Nếu người đàm phán đưa ra thông tin sai, trong khi đối phương nhờ thông tin sai đó mà đạt được thống nhất, như vậy sẽ tạo ra tổn thất lợi ích vô cùng to lớn. Trong đàm phán, vận dụng ngôn ngữ chính xác sẽ giúp tránh hiểu nhầm và những rắc rối không cần thiết, ngoài ra còn giúp người đàm phán giành được quyền chủ động.

Vận dụng ngôn ngữ nhằm đúng mục tiêu

Mỗi cuộc đàm phán có nội dung khác nhau, đối tượng đàm phán và chúng ta phải đối diện cũng không giống nhau. Muốn đạt được thành công, người tham gia đàn phán phải tôn trọng nguyên tắc nhắm đúng mục tiêu, khi gặp những đối tượng đàm phán khác nhau, việc vận dụng ngôn ngữ cũng khác nhau.

Do giới tính, tuổi tác, trình độ văn hóa, nghề nghiệp, tính cách, sở thích của các đối tượng đàm phán không giống nhau, nên khả năng tiếp nhận ngôn ngữ và thói quen sử dụng cách thức đàm phán cũng khác nhau. Nam giới thích vận dụng ngôn ngữ lí tính, còn nữ giới lại thiên về tình cảm. Người thẳng tính thì thích nói thẳng, nói thật, do đó việc nói vòng vo rào trước đón sau không có hiệu quả với họ. Còn người có tính cách hướng nội thì tương đối nhạy cảm, khi trò chuyện họ thích được nghe lời nhẹ nhàng, hoa mỹ. Nếu trong đàm phán không chú ý tới đặc điểm con người đối phương, muốn gì nói nấy thì sẽ khó có được kết quả tốt và thậm chí còn làm ảnh hưởng tới tiến trình thuận lợi của cuộc đàm phán.

Ngoài đặc điểm riêng cá nhân, người đàm phán còn phải cân nhắc tới sự ảnh hưởng của việc ứng dụng ngôn ngữ. Khi đàm phán với người ngoại quốc phải chú ý ngôn ngữ nên nhắm đúng mục tiêu. Bối cảnh văn hóa khác nhau sẽ quyết định cách hiểu ngôn ngữ khác nhau,

do đó trong đàm phán phải chú ý tới khả năng tiếp nhận ngôn ngữ của đối phương.

Có câu nói: “Nhập gia tuỳ tục”, câu nói này muốn nhắc nhở chúng ta khi nói chuyện nhất định phải sử dụng ngôn ngữ thích hợp. Muốn nắm chắc nghệ thuật ngôn ngữ đàm phán thì nhất định phải coi trọng yếu tố ngôn ngữ. Khi đàm phán nếu không chú ý tình hình thực tế, muốn gì nói nấy, thì ngôn ngữ sẽ không thể phát huy hiệu quả, thậm chí còn gây ra phản cảm, tác dụng xấu. Nếu phát hiện môi trường xung quanh không phù hợp với việc đàm phán thì phải kịp thời thay đổi môi trường hoặc thay đổi kế hoạch để tránh thất bại.

Những từ nên tránh

Trong đàm phán, sự lựa chọn ngôn ngữ vô cùng quan trọng, có một số từ chúng ta nên ít dùng hoặc không dùng.

(1) Những từ ngữ có tính cực đoan

Ví dụ: “Nhất định là như thế”, “Tuyệt đối không phải vậy”... Cho dù suy nghĩ của mình là chính xác nhưng cũng không nên sử dụng những từ này.

(2) Những từ ngữ gay gắt

Những từ ngữ này rất dễ gây ra tranh luận, tạo căng thẳng cho hai bên. Ví dụ: “Giá 10.000, một xu cũng không bớt”, “Không cần nói nữa, quyết định như vậy đi”.

(3) Ngôn ngữ có ý can thiệp sự riêng tư của đối phương

Ví dụ: “Tại sao các anh không đồng ý, có phải do cấp trên không gật đầu không?” Phải đặc biệt chú ý điều này khi đàm phán với người nước ngoài.

(4) Ngôn ngữ làm tổn thương lòng tự tôn của đối phương

Ví dụ: “Giá là như vậy, nếu không mua được thì nói rõ”

(5) Từ ngữ thúc giục đối phương

Ví dụ: “Hãy nghĩ nhanh lên”, “Xin hãy trả lời ngay”.

(6) Ngôn ngữ giận dỗi

Cách nói này thường mang lại hậu quả không tốt. Ví dụ: “Lần giao dịch trước anh đã kiếm được 50.000, lần này không thể rẻ hơn sao?”

(7) Ngôn ngữ lặp lại

Ví dụ: “Tôi còn muốn nói…”, “Giống như tôi nói lúc nãy…” Nhiều người có thói quen lặp lại lời nói, sử dụng một cách nói khi mở đầu mỗi câu, điều này không có lợi trong đàm phán, cần phải khắc phục.

(8) Ngôn ngữ lấy mình làm trung tâm

Sử dụng quá nhiều ngôn ngữ kiểu này sẽ gây ra sự phản cảm và không đạt hiệu quả thuyết phục. Ví dụ “Suy nghĩ của tôi là….”, “Tôi mà là chị…”. Trong tình huống cần thiết, nên cố gắng biến “tôi” thành “bạn/anh/chị”. Chỉ khác nhau một chữ nhưng hiệu quả sẽ lớn hơn nhiều.

(9) Ngôn ngữ có tính đe dọa

Ví dụ: “Anh làm vậy sẽ đi vào ngõ cụt”, “Xin chị hãy suy nghĩ cẩn thận về hậu quả của chuyện này”.

(10) Ngôn ngữ nước đôi

Ví dụ: “Có thể là…”, “Có vẻ như vậy”, “Hình như…”, “Nghe nói…”, “Dường như…”.

Chú ý cách thức nói chuyện

Trong quá trình nói chuyện, có một số vấn đề chi tiết như cách ngắt nghỉ, trọng âm, nhấn mạnh, tốc độ nói, thường dễ bị mọi người coi nhẹ, nhưng chính những điều này lại ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả cuộc trò chuyện.

Nếu người nói muốn nhấn mạnh vào một trọng điểm nào đó, việc ngắt nghỉ đúng là rất hiệu quả. Thực tế đã chứng minh, khi nói chuyện nên nghỉ 30 giây một lần. Thứ nhất là để tạo ấn tượng cho đối

phương, thứ hai là để đối phương có cơ hội trả lời câu hỏi hoặc đưa ra bình luận. Đương nhiên, sự lặp lại thích hợp cũng có thể làm tăng ấn tượng. Có lúc, có thể tăng cường ngữ khí, lên cao giọng để nhấn mạnh hoặc thể hiện sự quyết tâm và tự tin của người nói. Làm vậy sẽ có hiệu quả tốt hơn việc sử dụng hàng loạt tính từ.

Trong đàm phán, phải chú ý xem đối phương có hiểu lời bạn nói và hiểu tầm quan trọng của lời nói không, từ đó khống chế và điều chỉnh tốc độ nói. Khi giới thiệu nội dung trọng điểm đàm phán, tốc độ nói phải chậm rãi để người đối diện nghe rõ và ghi nhớ. Đồng thời, cũng phải đặc biệt để ý tới phản ứng của đối phương. Nếu đối phương cảm thấy nhàm chán, có thể là vì bạn diễn giải quá lâu về những vấn đề vốn đã dễ hiểu, nói quá nhiều hoặc nói những câu chưa nhiều ý nghĩa. Nếu đối phương tỏ ra không tập trung, có thể là do bạn nói quá nhanh, nên họ không theo kịp tư duy của bạn. Tóm lại, muốn đạt được hiệu quả trò chuyện tốt, cần phải chú ý cách thức nói.

Một nhà đàm phán xuất sắc luôn có sẵn kế hoạch, khéo léo sử dụng ngôn ngữ, vận dụng ngôn ngữ và trí tuệ trên bàn đàm phán để mang lại hiệu quả tốt nhất.