ếu như bạn tự cho rằng mình thường hay trì hoãn những công việc quan trọng hết lần này đến lần khác, thì bạn không phải là người duy nhất. Thật sự, hầu hết mọi người đều bị sự trì hoãn chi phối mà điều này lại rất nguy hiểm cho nghề nghiệp của họ và thậm chí nó khiến các nổ lực của họ quay về điểm xuất phát.

Chìa khóa để kiểm soát và chống lại thói quen tiêu cực này là phải biết tại sao nó xảy ra (liệu việc trì hoãn đó có thể mang lại cho bạn những điều tốt đẹp gì không) và tự đưa ra một vài cách đơn giản để quản lý thời gian của bạn tốt hơn.

Thông thường sự trì hoãn xảy ra khi người ta không hình dung ra được sự khác nhau giữa việc cấp bách và việc quan trọng. Những công việc cấp bách, xảy đến đột ngột đa phần là những công việc không quan trọng vì nó không nằm trong kế hoạch công việc của bạn, mặt khác khi bạn bắt tay vào giải quyết các công việc cấp bách thì thường chúng sẽ làm tốn nhiều thời gian của bạn vì bạn chưa có sự chuẩn bị để giải quyết những công việc này. Trong khi đó công việc quan trọng mà bạn đang làm ít nhiều bị trì hoãn và điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả cũng như thời gian hoàn thành công việc của bạn.

Ngoài ra sự trì hoãn có thể xảy ra do những lý do rất đơn giản như: đợi đến lúc tinh thần thoải; lo âu về sự thất bại hay thành công; kỹ năng đưa ra quyết định kém; thiếu kỹ năng tổ chức; hoặc theo chủ nghĩa hoàn hảo.

Bất kỳ một nguyên nhân nào gây trì hoãn cho công việc của bạn thì hãy cố gắng phát hiện ra nó để giải quyết và kiểm soát trước khi bạn bỏ lỡ các cơ hội hoặc tạo nên sự chệch hướng trong nghề nghiệp của mình.

Để giải quyết được vấn đề này thì bạn phải tập trung phát triển tốt các kỹ năng tổ chức, khả năng quản lý công việc hiệu quả, kỹ năng sắp sếp các công việc theo trình tự ưu tiên và quản lý hiệu quả thời gian của mình.

Khi bạn không trực tiếp hay gián tiếp phải đảm nhận những công việc quan trọng đối với bạn thì bạn có thể trì hoãn nó. Ngược lại khi bạn đang đảm nhận một công việc hay một dự án rất quan trọng thì việc bạn bị những công việc khẩn cấp khác chen vào khoản thời gian bạn đang triển khai dự án thì bạn phải xem xét thật kỹ trước khi quyết định là mình có giải quyết công việc cấp bách đó hay không, nếu có thể thì giải quyết chúng thật nhanh và vẫn đảm bảo rằng dự án quan trọng của bạn không bị trì hoãn và tiến độ công việc của dự án vẫn được đảm bảo.

Do đó, điều quan trọng là bạn phải hiểu được sự khác nhau giữa việc cấp bách và việc quan trọng.

Ví dụ, khi ông chủ của bạn đến văn phòng và nói với tiếp tân là hãy sắp xếp một cuộc họp và muốn bạn tham gia vào cuộc họp đó ngay bây giờ thì đây thật sự là việc cấp bách.

Hay, Giám đốc bán hàng của bạn thông báo và giải thích cho bạn biết rằng khách hàng lớn của bạn đã không nhận được chuyến hàng theo như hợp đồng và họ đang cần gấp chuyến hàng đó. Điều này sẽ đòi hỏi phải lần theo chuyến hàng gốc, tìm hiểu thông qua nơi đặt hàng, thậm chí là các giấy tờ của người bán hàng, v.v. Thì việc này được coi là khẩn cấp.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp những giải pháp kịp thời luôn rất cần thiết, thì những việc này chỉ ảnh hưởng không nhiều đến công việc và cuộc sống của bạn bằng những việc quan trọng khác.

Những việc quan trọng giống như những việc giúp bạn mở mang kiến thức, phát triển nghề nghiệp, hoặc đạt đến những giá trị có ý nghĩa nhân văn. Rất dễ để nhận ra những công việc quan trọng này và nó sẽ giúp bạn đến với thành công nhanh hơn.

Điều này không có nghĩa là bạn không cần quan tâm đến những việc khẩn cấp. Thay vì, bạn cần quan tâm đến những việc này một cách có hiệu quả trong khi bạn cũng đảm nhận các công việc rất quan trọng hoặc là những công việc hằng ngày của bạn. Bạn sẽ phải thu hẹp thời gian cho những việc khẩn cấp, nhưng vẫn đảm bảo rằng những việc đó sẽ được giải quyết một cách thành công và hiệu quả.

Bằng việc hoạch định và khả năng kiểm soát công việc hợp lý thì khi có công việc khẩn cấp nào đó xảy đến thì bạn sẽ dễ dàng giải quyết hơn. Nghĩa là bạn sẽ ít lãng phí thời gian hơn mà sẽ tập trung cho những việc quan trọng

Tuy vậy bạn không hẳn phải tự xử lý tất cả những vấn đề khẩn cấp khi nó nảy sinh. Mà hãy ủy quyền cho nhân viên hoặc người có thể thực hiện được công việc đó nếu có thể, để bạn tập trung thời gian vào những công việc thật sự quan trọng của mình .