Có thể bạn đã nghe nói đến câu này: “một dây xích chỉ mạnh bằng một mắt xích yếu nhất”. Điều đó chắc chắn áp dụng cho nhóm làm việc. Một nhóm hiệu quả phải bao gồm những người có những năng lực quan trọng cho nỗ lực chung.

Mỗi người là một mắt xích trong chuỗi dây xích năng lực, có tài năng, kiến thức, kinh nghiệm, bí quyết kỹ thuật để thực hiện công việc. Bất kỳ năng lực nào yếu kém đều phải được củng cố- điều mà hầu hết các nhóm phải học cách làm khi họ muốn tiến lên phía trước. Nếu thiếu vắng bất kì năng lực cần thiết nào, chúng phải được bổ sung.

Một số công ty phạm sai lầm khi bố trí các thành viên trong nhóm dựa trên chức vụ hay địa vị trong tổ chức.

Bạn đã bao giờ tham gia vào một nhóm không có ý tưởng rõ ràng về mục đích chưa? Kết cục về đâu với những người có những ý tưởng khác nhau về mục tiêu cơ bản của mình? Nếu bạn đã tham gia, bạn có thể hiểu tại sao những nhóm này hiếm khi thành công.

Hầu như không thể thành công khi các thành viên trong nhóm không thể truyền đạt một mục tiêu chung rõ ràng. Và hòan tòan không thể thành công khi chính các nhà điều hành bảo trợ nhóm lại không rõ ràng và chắc chắn về nhưng gì mà họ muốn thực hiện.

Mục tiêu thuyết phục Việc xác định rõ ràng về mục tiêu của nhóm là điều quan trọng nhưng vẫn chưa đủ. Mục tiêu còn phải có sức thuyết phục. Mọi người phải nhìn nhận mục tiêu đó là khẩn cấp, tối quan trọng và xứng đáng nổ lực. Thiếu mục đích thuyết phục, một số thành viên sẽ không đặt mục tiêu cá nhân của họ sau mục tiêu của nhóm. Họ sẽ không chia sè với nhóm hay mục đích của nhóm.

Sự hiểu biết chung về mục tiêu là điều cực kỳ quan trọng, nhưng một nhóm thực sự hiệu quả còn phải tiến xa hơn một bước. Họ phải có các thàh viên tận tâm với mục tieu đó. Có sự khác biệt lớn giữa sự thông hiểu và tận tâm. Việc thông hiểu đảm bảo rằng mọi người biết được định hướng mà mọi người nên làm, còn sự tận tâm thôi thúc họ làm việc và tiếp tục khi gặp khó khăn.

Bản chất của nhóm là sự cam kết chung đối với việc đạt được mục tiêu. Điều này có nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm phải xem mục tiêu là điều rất quan trọng và xứng đáng để nổ lực. Trong hầu hết mọi trường hợp, sự tận tâm xuất phát từ ý thức sở hữu mục tiêu và có trách nhiệm liên đới. Sau đây là một số điều mà bạn có thể làm để tăng cường sự tận tâm:

1) Giữ cho nhóm có quy mô nhỏ. Có một mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa quy mô của nhóm và sự tận tâm của các thành viên trong nhóm.

2) Bố trí các thành viên trong nhóm tương tác cùng nhau. Mọi người cần gặp gỡ và tương tác với các thành viên khác trong nhóm thường xuyên. Điều này được thực hiện tốt nhất khi họ được bố trí trong phạm vi gần gũi. Hội thảo video và e-mail là những thứ thay thế tồi tệ cho việc bố trí cùng nhau, nên sử dụng một phòng chuyên dụng cho các hoạt động của nhóm.

3) Công nhận nổ lực và thành quả. Hãy đảm bảo rằng nhóm và các thành viên trong nhóm được công nhận xứng đáng về thành công của mình.

4) Hãy nhớ rằng sự tận tâm thường phát triển và mạnh mẽ thêm theo thời gian khi nhóm xúc tiến công việc của mình. Vì thế nếu ban đầu chưa có sự tận tâm đó, hãy kiên nhẫn.

Việc thực hiện công việc phụ thuộc vào sự đóng góp của mọi người để tiến đến mục tiêu. Nếu các thành viên trong nhóm muốn có giá trị thì họ phải tìm kiếm nó thông qua công việc thực tế. Điều đó có nghĩa là không chấp nhận những thành viên không đóng góp nổ lực chung với nhóm.

Điều đó không có nghĩa là một thành viên đều sử dụng một lượng thời gian như nhau cho các họat động của nhóm. Trưởng nhóm cũng phải làm công việc thực sự, kể cả chia sẽ những công việc khó chịu. họ không thể vừa là thành viên trong nhóm lại vừa là sếp và giao hết công việc cho người khác.

Vì thế trong chừng mực nào đó có một chút mơ hồ về vai trò của người trưởng nhóm: họ vừa phải giữ trách nhiệm lãnh đạo trong một số thời gian và giữ vị trí thành viên nhóm trong thời gian còn lại.

Vì mỗi thành viên phải đóng góp vào công việc của nhóm, nên mỗi thành viên cần nhận được lợi ích rõ ràng. Những lợi ích này có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức: phần thưởng tinh thần do làm công việc thú vị và ý nghĩa, kinh nghiệm học hỏi có lợi cho nghề nghiệp trong tương lai, hay tiền thưởng. Thiếu lợi ích rõ ràng, các cá nhân sẽ không đóng góp hết phần.

Nhóm phụ thuộc vào tổ chức ở một mức độ nào đó về nguồn lực, thông tin và sự hỗ trợ. Mức độ mà tổ chức tỏ ra khuyến khích, bàng quan hay thù địch với nhóm và mục tiêu có tác động đến sự hiệu quả của nhóm. Cần xem xét các yếu tố môi trường sau đây:

Hỗ trợ của cấp lãnh đạo.

Sự hỗ trợ này đảm bảo nguồn lực và giúp nhóm có thể tuyển chọn đúng người. Sự hỗ trợ này còn giúp tránh khỏi tình trạng các phòng ban và nhà quản lý đầy quyền lực vì một lý do nào đó có chiều hướng làm tê liệt nỗ lực của nhóm.

Cơ cấu không nặng nề về thức bậc. Làm việc theo nhóm sẽ có khả năng thành công hơn nếu tổ chức không họat động theo một cơ cấu thứ bậc cứng nhắc.

Kinh nghiệm làm việc theo nhóm. Nhóm được hưởng lợi khi công ty của họ và các thành viên cá nhân có nhiều kinh nghiệm làm việc theo nhóm.

Sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức nhằm chỉ sự phối hợp kế họach, nỗ lực và khen thưởng tương ứng với mục tiêu cao nhất của tổ chức. Trong một tổ chức có sự phù hợp này, mọi người hiểu được cả mục tiêu của tổ chức lẫn mục tiêu của bộ phận mình. Nhóm cần có sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức, các thành viên của nhóm nên có mục tiêu tương ứng với mục tiêu cao hơn của tổ chức thông qua nhóm của mình. Nổ lực của mọi người cũng nên tương ứng với mục tiêu chung thông qua cơ chế khen thưởng.