Người quản lý thường có thói quen hỏi “đã hiểu chưa”. Rất nhiều nhân viên trong trường hợp này, mặc dù không thật hiểu hay nắm rõ chi tiết nhưng cũng tặc lưỡi trả lời “hiểu” vì sợ người lãnh đạo sẽ coi thường mình ngay lúc bắt tay vào việc. Tránh câu hỏi này đi và chỉ dẫn cặn kẽ trước mỗi công việc mới và hỏi về thu hoạch của mỗi nhân viên sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Nhân viên nên biết rõ mục tiêu cụ thể nhiệm vụ mà mình được giao, tầm quan trọng cũng như mối quan hệ với những công việc khác để định ra thời gian hoàn thành. Khi đã quy định rõ về điểm này rồi nhân viên mới có những định hướng cơ bản. Giao việc không chỉ đơn thuần là ra lệnh mà quan trọng nhất là định hướng công việc và phát triển năng lực nhân viên. Bắt đầu giao việc cụ thể tốt hơn là theo dõi từng giờ, sau đó tạo điều kiện để nhân viên phát huy năng lực làm việc độc lập.

Đừng giao việc xong là phó mặc, chờ cấp dưới dâng thành quả lên. Sếp cũng không nhất thiết phải theo dõi từng động thái của nhân viên nhưng cần phải chú ý đến tình hình của nhân viên. Khi cần phải đưa ra những ý kiến đóng góp, khi khích lệ nhân viên “được đấy” hay “làm như thế này thì tốt hơn”. Nếu công việc đòi hỏi yêu cầu khắt khe về thời gian cần nhắc nhở nhân viên chú ý về mặt tiến độ.

Mỗi lần giao việc tiếp, người quản lý cần tổng kết lại những biểu hiện của nhân viên, hi vọng cải thiện lần sau. Cũng cần lắng nghe những phản hồi của chính nhân viên, cân nhắc và tìm ra phong cách làm việc phù hợp với nguyện vọng của nhân viên và lợi ích của công ty. Tuy nhiên quan trọng nhất chính là việc nhà quản lý đánh giá, làm những phép so sánh để có những điều chỉnh cho lần giao việc lần sau.

Cho dù chỉ là việc thông thường nhất, vẫn cần phải giao việc chứ không cứ gì nhiệm vụ lớn. Với nhân viên mới, càng cần phải tuần tự từ lớn đến nhỏ, ngoài kỹ năng còn rèn luyện về thái độ, tinh thần trách nhiệm và tạo nên sự tự tin của nhân viên. Một nhiệm vụ quan trọng có thể chia nhỏ hay phối hợp các nhân viên với nhau để tạo điều kiện cho tất cả các nhân viên đều có thể biểu hiện năng lực cũng như sự cố gắng của mình.

Nói chung, người quản lý cần liệt kê rõ những việc cần làm trong một ngày, với những việc “không thể thay thế hoặc “vô cùng quan trọng” phải kèm theo những chỉ dẫn riêng. Điều này càng khiến cho mọi việc có trật tự. Nếu đã có mức thưởng hay chế độ tổng hợp dành cho từng nhiệm vụ càng cần thông báo cụ thể cho nhân viên. Tránh thay đổi đột xuất kế hoạch hay người phối hợp mà không có lý do chính đáng.

Rất nhiều nhân viên thường tự ý, nhiều lúc vượt quá quyền hạn của mình. Vì thế trong quá trình giao việc, quan trọng nhất là định rõ hạn mức công việc để mọi người đều tập trung vào lĩnh vực được giao, tránh trường hợp can thiệp không cần thiết vào phần việc của người khác.

Để thuận lợi cho việc phối hợp giữa các khâu nối tiếp, cần chú ý lập bảng thời gian hoạt động và yêu cầu người phụ trách từng phần việc đảm bảo.

Người mà bạn chỉ định nếu có kinh nghiệm nhưng không hứng thú hoặc không mấy có trách nhiệm thì nguy hiểm hơn nhiều. Tiêu chuẩn đầu tiên để ủy thác trọng trách là khả năng chuyên môn tinh thần trách nhiệm của nhân viên với công việc

Với những nhân viên có phong cách làm việc tỉ mỉ, cẩn trọng có thể bố trí họ vào những vị trí kiểm định. Nhân viên sáng tạo năng động có thể tổ chức vào nhóm giải pháp. Đây là những vị trí cần có để đảm bảo đến giờ phút cuối mọi công việc đều tránh được những sai sót và đạt hiệu quả nhất định.

Nói với nhân viên khi họ gặp khó khăn có thể tìm đến ai để trông cậy sự giúp đỡ đồng thời chỉ rõ cần những công cụ gì hỗ trợ. Khi bạn giao việc đồng nghĩa với giao lại quyền hạn ở lĩnh vực đó nên có thể yêu cầu người phụ trách lựa chọn cộng sự và đưa ra kế hoạch hành động.

Tuy vậy cũng hãy cho nhân viên thấy rõ: bất cứ lúc nào họ cũng có thể nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên để có kết quả công việc tốt nhất.

Giao việc chính là cách để nhân viên trưởng thành hơn. Vì thế khi giao việc hãy nghĩ đến việc nhân viên học được điều gì. Đừng chỉ vì sếp quá bận mà giao nhiều việc cho nhân viên, sẽ giống như giúp việc cho sếp mà thôi. Quan trọng nhất là làm thế nào để nhân viên biết việc mình làm không phải để giúp ai mà cho chính mình: phát huy khả năng, khẳng định vị trí và đạt đến một mức đãi ngộ xứng đáng.